Au fil des années, la dématérialisation des factures est devenue de plus en plus répandue et est considérée comme une évolution naturelle des pratiques commerciales modernes. C’est une tendance qui est appelée à se développer encore davantage à l’avenir, offrant aux entreprises la possibilité de réduire leur empreinte environnementale, d’optimiser leur process de facturation et de simplifier leurs échanges commerciaux.
C’est quoi la dématérialisation?
La dématérialisation est le processus de conversion de supports physiques en formats numériques pour faciliter leur stockage, leur traitement et leur transmission électronique. Elle peut concerner différents types de documents, tels que des factures, des contrats, des bulletins de salaire, des relevés bancaires, des fichiers audio et vidéo, etc.
Elle permet également de réduire les frais de stockage et de traitement des documents physiques, d’améliorer l’efficacité et la rapidité des échanges d’informations, de faciliter l’accès aux documents et de garantir leur intégrité et leur sécurité.
Dématérialiser devient un enjeu important pour les entreprises et les administrations qui cherchent à optimiser leur fonctionnement, à améliorer leur productivité et à répondre aux exigences en termes de réglementation.
Pourquoi dématérialiser les factures?
La dématérialisation des factures présente plusieurs avantages, notamment:
- Gain de temps et d’efficacité:
Réduction considérablement du temps nécessaire pour traiter les factures. Celles-ci sont traitées plus rapidement et plus efficacement grâce à l’automatisation des process de traitement, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts de traitement. - Réduction des coûts:
Baisse des coûts directs associés à la gestion, tels que les coûts d’impression, de traitement et de stockage des factures papier. En outre, les factures numériques permettent de réduire les erreurs et les litiges. - Respect de l’environnement:
Limitation de la consommation de papier et d’encre, ce qui réduit l’impact sur l’environnement. - Sécurité et fiabilité:
Gain de sécurité, et de fiabilité accru par rapport au format papier. La facture numérique est cryptées, stockées en toute sécurité et facilement accessibles en cas de besoin. - Respect des réglementations:
Respect de la réglementation fiscale en matière de facturation électronique et de simplification des audits et contrôles.
La dématérialisation de facture est une solution pour gagner en temps, réduire les dépenses, protéger l’environnement et assurer la sécurité et la fiabilité des transactions. C’est pour ces raisons que de plus en plus d’entreprises optent pour la facturation électronique.
Comment dématérialiser ses factures?
Au Luxembourg, la dématérialisation des factures est encouragée et soutenue par le gouvernement.
Les étapes clés:
- Définir les objectifs de la dématérialisation des factures:
Il est important d’identifier les objectifs de la facturation électronique pour l’entreprise, tels que la réduction des frais, l’amélioration de l’efficacité et la réduction des erreurs. - Choisir un prestataire:
Il existe plusieurs prestataires de services de dématérialisation au Luxembourg, dont notre société, qui offrent des solutions adaptées aux besoins des entreprises et s’adaptant également aux experts-comptables en télétravail. - Sélectionner le format de facturation électronique:
Il est important de choisir le format de facturation électronique qui convient le mieux à l’entreprise et à ses clients. Au Luxembourg, le format XML UBL-INVOICE est le format standard pour les factures électroniques. - Informer les clients:
Les clients doivent être informés de la mise en place de la solution et des procédures à suivre pour recevoir et traiter les factures. Lors de l’émission, celles-ci doivent être accompagnées d’un accusé de réception. - Mettre en place les processus de validation et d’approbation:
Ceux-ci doivent être définis pour s’assurer que les factures sont correctement traitées et approuvées avant d’être envoyées aux clients. - Respecter les exigences légales:
Les factures électroniques doivent respecter les exigences légales en matière de facturation et de conservation des documents. Il est important de vérifier les réglementations en vigueur pour s’assurer que la facture envoyée soit conforme. - Assurer l’archivage des factures électroniques:
Elles doivent être archivées conformément aux réglementations et lois de finances en vigueur ainsi qu’aux besoins de l’entreprise. - Évaluer et optimiser le processus de dématérialisation:
Il est important de les évaluer régulièrement afin d’identifier les points forts et les points faibles et d’apporter des améliorations si nécessaire.
Dématérialisation, digitalisation et facturation électronique:
c’est quoi la différence?
Ces trois termes qui sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais qui ont en réalité des significations légèrement différentes:
- La dématérialisation de factures: consiste à transformer des factures papier en factures électroniques (PDF, par exemple) pour les stocker et les gérer de manière électronique. Les factures dématérialisées peuvent ensuite être envoyées par email, partagées via des plateformes électroniques, ou encore stockées dans des systèmes de gestion électronique des documents.
- La digitalisation de factures: consiste à utiliser l’automatisation dans le processus de traitement des factures papier en les numérisant. Les factures numérisées sont ensuite gérées de manière électronique à travers un système de gestion de documents. Cependant, les factures numérisées ne sont pas nécessairement considérées comme des factures électroniques, car elles ne respectent pas nécessairement les normes et les exigences légales de la facturation électronique.
- La facturation électronique: consiste à émettre et à recevoir des factures sous forme électronique, en respectant les normes et les exigences légales. Les factures électroniques peuvent être créées directement dans un système informatique ou transmises via des portails électroniques dédiés, tels que ceux utilisés par les organismes du secteur public.
En résumé, la dématérialisation et la digitalisation de factures concernent l’utilisation de factures papier en format électronique, tandis que la facturation électronique implique la création, l’envoi et la réception de factures électroniques qui sont conformes aux exigences légales et normatives.
En savoir plus sur la nouvelle législation sur la facturation électronique
Comment financer mon plan de dématérialisation de mes factures?
Il est possible d’obtenir un accompagnement dans le coût de votre transformation digitale grâce à ces deux organismes:
- La plateforme d’aide à la digitalisation SME Package Digital (Fit 4 Digital Packages, par Luxinnovation).
- La House of Entrepreneurship
Soutenus par le gouvernement luxembourgeois et le Ministère de l’Économie, ces deux programmes aident à la finance de toutes petites ou moyennes sociétés souhaitant accéder à la transformation digitale de ses processus. Grâce à notre expertise de plus de 35 ans, dans les nouvelles technologies, Infodata-group est devenu partenaire du programme Fit 4 Digital. Notre équipe d’experts, vous propose un diagnostic gratuit et vous accompagne vers les meilleures solutions digitales en fonction de vos besoins et de votre budget.
Notre solution ERP Integrix®
Grâce à notre logiciel Integrix®, bénéficiez d’un accompagnement complet dans votre nouveau programme de facturation électronique avec:
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Alex Caron, Electro-Hauser
