Que vous soyez à la tête d’une TPE, d’une PME ou d’une grande entreprise, investir dans une solution de gestion complète est une démarche qui demande une grande réflexion de par l’investissement financier qu’elle représente et le changement dans la vie quotidienne de l’entreprise. Il est primordial d’adopter un outil adapté à vos besoins métier pour récolter les fruits de votre investissement et augmenter significativement votre productivité et rentabilité.
Voici quelques critères de sélection et bonnes pratiques essentielles sur lesquels se baser pour choisir le meilleur ERP, aussi appelé PGI (progiciel de gestion intégré).
Les bonnes pratiques pour choisir son ERP
Avant de vous lancer dans une sélection d’ERP, il est important d’avoir en tête les bonnes pratiques à adopter. Voici quelques bons réflexes essentiels avant de commencer votre recherche d’outils.
Définir les besoins de votre entreprise
Pour choisir le bon ERP, il est important de définir les besoins spécifiques de votre activité. Quelles fonctions essentielles doivent être intégrées dans la solution ? Cela peut inclure la comptabilité, la gestion des stocks, la gestion commerciale et la gestion des ressources humaines, par exemple. Comprendre vos besoins vous aidera à déterminer vos critères les plus importants et à réaliser un comparatif des différentes solutions sur le marché. Pour mettre au clair vos besoins, il est primordial de réaliser un cahier des charges au moment de la planification de votre projet.
Prendre en compte votre type d’organisation
Le type d’organisation de votre entreprise est un facteur important à considérer avant de vous lancer dans votre projet ERP. Les entreprises de petite taille de type TPE ou start-up ont des besoins différents d’une moyenne ou d’une grande entreprise, tout comme les entreprises de gestion de production ou industrie, ont des exigences différentes de celles spécialisée dans la vente au détail ou de services. Vous devez donc choisir un ERP qui propose des solutions adaptées à la taille et au niveau de croissance de votre société.
Evaluer les fonctionnalités et la flexibilité de l’ERP
L’évaluation des fonctionnalités d’un ERP est une étape cruciale dans le processus de sélection. Vous devez analyser les fonctions essentielles et les fonctionnalités avancées qui pourraient être utiles pour votre activité. Vous devez également vous assurer que l’ERP est compatible avec les autres modules et outils que vous utilisez et qu’il offre une interopérabilité facile.
Lorsque vous évaluez les fonctionnalités d’un ERP, vous devez tenir compte de sa flexibilité et de sa capacité à s’adapter à l’évolution de vos besoins commerciaux.
Dans le cas où votre activité a des besoins très précis et requiert des développements spécifiques, vous devez veiller à ce que votre éditeur propose des solutions sur mesure, avec une bonne capacité de paramétrage.
Inclure les utilisateurs finaux dans le processus de décision
Impliquer les collaborateurs et salariés qui utiliseront votre outil chaque jour vous aidera à identifier des besoins opérationnels de votre logiciel et à définir les priorités. Vous vous assurez aussi que les besoins de tous sont pris en compte lors du déploiement de votre projet.
Les critères de sélection ERP
Les critères techniques
La compatibilité avec votre environnement informatique et la capacité de la solution à gérer vos volumes de données sont des exemples d’éléments techniques à prendre en compte lors de votre sélection. Veillez aussi à évaluer la facilité d’utilisation de la solution, y compris l’interface utilisateur et la formation fournie par l’éditeur.
Pensez également à évaluer la capacité de l’outil à s’adapter à l’évolution des technologies et des exigences de sécurité.
Les critères financiers
L’adoption d’un ERP est un investissement de taille pour votre société, le côté financier est donc un élément essentiel à prendre en compte lors de votre sélection. En effet, vous devez pouvoir évaluer le retour sur investissement potentiel de votre futur ERP. Le coût lié à l’installation et à l’utilisation de la solution, y compris les coûts de mise en place et de formation des utilisateurs sont à considérer. Il faut aussi tenir compte des coûts de maintenance et de mise à jour de votre logiciel.
Les critères de pérennité
Pour éviter le risque de vous retrouver avec un logiciel figé dans le temps et vous assurer de son bon fonctionnement sur le long terme, vous devez évaluer la stabilité financière de l’intégrateur et sa capacité à offrir un support technique efficace. Prenez aussi en compte l’évolutivité du logiciel et sa capacité à s’adapter aux changements futurs et potentiels de votre entreprise.
L’expertise de l’éditeur
Assurez-vous que l’éditeur ou l’intégrateur qui vous accompagne dans le projet ERP, dispose de l’expertise nécessaire pour proposer une solution adaptée à votre métier. Un éditeur ou un intégrateur expérimenté sera en mesure de comprendre les spécificités de l’entreprise, ses objectifs et ses contraintes.
Il pourra ainsi proposer un logiciel sur mesure et intuitif, en choisissant les modules les plus pertinents et en adaptant le fonctionnement de l’ERP aux besoins spécifiques votre entreprise. De plus, il pourra garantir une mise en place réussie, en respectant les délais et en assurant la formation de vos collaborateurs.
Il est donc important de se renseigner sur l’expertise de l’éditeur ou de l’intégrateur, en consultant son historique de projets similaires, ses certifications et ses références clients. Il est également conseillé de privilégier un éditeur ou un intégrateur spécialisé dans votre secteur d’activité, qui connaît les spécificités et les enjeux de votre marché.
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Thierry Küpper, Forum pour l’emploi
